Asistente de WhatsApp · Odontología
Un asistente que responde el WhatsApp de la clínica, agenda contra su calendario real y le pasa a recepción todo lo que no le corresponde.
· Si solo tiene un minuto, lea las líneas grandes.
Lo que cuesta un fin de semana
El mensaje llega. Nadie lo ve hasta el lunes.
Ese paciente no vuelve a escribir, y usted nunca se entera de que existía.
Estas horas son un ejemplo. En su caso son las que medimos cuando le escribí al WhatsApp de la clínica.
Véalo antes de leer nada más
Tres minutos de video explican más que el resto de esta página.
Ver la demostración completa 3 minutos · grabación real en una sola tomaLa clínica y los datos del paciente que aparecen en el video son de prueba.
La duda de fondo
Usted no quiere un robot contestándole a sus pacientes. Tiene razón.
Un paciente con dolor que recibe respuestas de máquina se queda con mala impresión de la clínica, no del software. El riesgo es suyo, no mío.
A las diez de la noche de un sábado no hay nadie en recepción. El agente cubre esa hora, no la de su equipo.
Durante el día se queda con la pregunta de horario y precio que su equipo repite cuarenta veces, y con nada más de lo que usted no autorice. Dónde queda esa línea lo define usted, antes de encender nada:
Lo que cambia en su clínica
Seis cosas dejan de depender de que alguien esté pendiente del chat.
Responde horarios, ubicación, precios, duración de cada servicio y qué odontólogo atiende cada especialidad, a la hora que sea.
Responde únicamente con la información que la clínica cargó. Si le preguntan algo que no está ahí, lo dice con claridad y pasa el caso a recepción. No inventa precios ni disponibilidad.
No le pide que llame mañana ni que espere confirmación. Mira su Google Calendar en ese momento y solo ofrece lo que de verdad está libre.
Consulta los espacios libres del profesional que corresponde al servicio y los ofrece con botones. El paciente toca uno y la cita queda creada en el calendario. Como mira la agenda real, no genera doble reserva. Los datos se piden en dos bloques, no de a uno, para que agendar no se sienta como un interrogatorio.
Tres recordatorios por cita confirmada. Nadie de la clínica los escribe ni los programa.
El sistema revisa la agenda cada diez minutos y manda cada recordatorio por WhatsApp cuando toca. Salen igual el día que recepción está desbordada, que es justo el día en que hoy no salen.
Revisa si el tratamiento está activo o si falta la valoración previa antes de reservar el procedimiento.
Un blanqueamiento o un control de ortodoncia no se agendan igual que una limpieza: dependen de si el paciente tiene el tratamiento activo o la autorización registrada. El sistema revisa la historia del paciente y ofrece la valoración cuando corresponde, en vez de agendar algo que después toca devolver. Es la misma regla que hoy su recepcionista tiene que recordar de memoria.
La pregunta de horario y precio que su equipo repite cuarenta veces al día deja de llegarle.
Dolor fuerte, embarazo, una urgencia o un reclamo: avisa al equipo de inmediato y sigue atendiendo lo que estaba haciendo.
Si el paciente es menor de edad lo detecta por la fecha de nacimiento y lo marca en la ficha, sin depender de que el acudiente lo mencione. Cancelar nunca ocurre en el mismo mensaje en que se pide: primero muestra la cita y pregunta si de verdad quiere cancelarla. Y antes de llegar al agente, los mensajes pasan por un filtro que aparta spam, urgencias e intentos de sacarle datos de otros pacientes.
Así se ve por dentro
Una conversación completa, en el WhatsApp de siempre.
Hasta que el odontólogo no aprueba, la cita no queda en firme. Aprueba o rechaza con un botón, desde el celular, sin abrir ningún sistema.
Qué es exactamente lo que está viendo
La clínica del video no existe.
Se llama Clínica Dental Sonríe+ y la construí con datos inventados, con sus tres odontólogos, sus catorce servicios y sus horarios, para poder mostrar el sistema completo sin exponer información de ningún paciente real.
El sistema sí es real y está corriendo: la conexión con Google Calendar, la aprobación por Telegram, los recordatorios y la base de datos. Antes de mostrarlo lo probé contra 83 conversaciones completas con pacientes difíciles: escritura muy informal, servicios ambiguos como «un control», horarios imposibles, menores de edad, quejas e intentos de confundirlo.
Lo que falta es instalarlo en una clínica de verdad, con su información y su agenda.
Qué costaría montarlo
El diagnóstico es gratis y la instalación cuesta la mitad para las primeras cinco clínicas.
De su lado necesitaría tres cosas: el número de WhatsApp de la clínica, la agenda de los profesionales en Google Calendar y la información que hoy repite recepción todos los días.
Antes de decidir nada
Escríbale usted mismo, como si fuera un paciente.
Pídale una cita, pregúntele un precio, cámbiele la hora, cancélela, trate de confundirlo.
La prueba que de verdad importa
Escríbale eso y mire qué hace. Es la parte que más le preocupa a las clínicas con las que he hablado, así que es la primera que debería probar.
Para habilitarle el acceso necesito su número de WhatsApp. La demostración corre sobre una línea de prueba que, por política de la plataforma, solo puede responderle a números autorizados previamente. Apenas me lo confirme se lo habilito y le paso el contacto, sin agendar nada conmigo y sin compromiso. Si después de probarlo le parece que vale la pena, hablamos 15 minutos y miramos cómo se vería con la información y la agenda de su clínica.